公文标题格式一级二级三级四级序号(十九篇)

时间:2025-12-02 作者:心得作文网

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

一、文件管理内容主要包括：

上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

二、公文的签收

1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签收。

2.公文的编号保管

（1）、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

（2）、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。

3.公文的阅批与分转

（1）、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

（2）、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。

（3）、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

4.文件的传阅与催办

（1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（2）、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

（3）、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

（4）、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

一、总则及范围

为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

二、管理业务与分工

1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1.技术文件的种类

（1）技术类文件

由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

（2）管理类文件

由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

2.文件登记

（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全部文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

3.文件的归档及保管

技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

5.文件的修改与审批

（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

《设计更改单》应包括下列内容：

（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

（b）更改理由；

（c）会审意见、会审签名；

（d）设计、工艺负责人签名；

（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

（3）技术文件的xx与批准

一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

（一）总则

一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）发文制度：

1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

1.0主要内容及适用范围

规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

2.0档案的管理机构

2.1文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

2.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2.3档案室主要职责：

2.3.1制定或参与制定档案工作的规章制度;

2.3.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;

2.3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

2.3.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

3.0档案的种类

3.1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3.2企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

3.4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3.5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

3.6凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3.7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3.8汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3.9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

3.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3.11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3.12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

4.0档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

5.0档案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

5.1立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

5.2立卷归档的时间

5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

5.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

5.3立卷归档的要求

5.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

5.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

5.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5.3.7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

5.3.9立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

5.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

5.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

6.0档案的借阅

6.1档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

6.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

6.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6.6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

6.7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

7.0档案保密要求

7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

7.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

7.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

7.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

7.8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

8.0超期档案的销毁

8.1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

8.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

8.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

9.0档案的保管

档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

一、目的

为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

二、档案的定义

（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。

（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。

三、管理机构

公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。

四、工作职责

公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：

（一）制定和完善档案管理制度。

（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。

（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。

（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。

五、档案鉴定

档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。

（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。

1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。

归档范围载体包括但不限于：

（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。

（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。

（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。

2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。

普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。

秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。

机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。

（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。

文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

1、永久保存：

（1）公司章程；

（2）董事会及股东会纪录；

（3）财务报表；

（4）政府机关核准文件；

（5）不动产所有权及其他债权凭证；

（6）工程设计图；

（7）其他经核定须永久保存的文书。

2、十年保存：

（1）预算、决算书类；

（2）会计凭证；

（3）其他核定须保存十年的文书。

3、五年保存：

（1）期满或解约之合约；

（2）其他核定须保存五年的文书。

4、一年保存：无长期保存必要的。

5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。

7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。

9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。

六、档案收集

（一）收集范围。按照归档范围进行收集。

（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。

（三）归档文件要求。

1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。

2、非纸质文件配文字说明一并归档。

3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。

4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。

（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。

1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。

2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。

3、与合作方的相关文件。

（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。

（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。

（3）尽职调查资料：①尽职调查报告；②业务约定书；③委托协议书；④尽职调查清单及问卷；⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。

（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。

（5）公司及下属项目公司所获荣誉。

注：1。如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。

七、档案管理

（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。

（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。

（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。

八、档案利用

（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。

（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。

填写要求：

（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。

（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。

（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。

（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。

（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。

（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。

九、本制度自签批之日起执行。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

1 目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2 适用范围

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

3 职责

3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

3.4 文件编制、审批、发布的权责

3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

4.定义

4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。

4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

5.工作程序

5.1 文件的分类

5.1.1 文件属性分类

（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

5.1.2 文件阶层分类

（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

第一章总则

第一条为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。

第二条秘密分为三等级：绝密、机密、密。

第二章细则

第三条严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。

第四条不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

第五条严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

第六条严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续。

第七条秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。

第八条会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。

第九条调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。

第十条公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。

第三章责任

第十一条发现失密、泄密现象，要及时报告，认真处理。对失密、泄密者，给予50-100元扣薪；视情节轻重，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

一、总则：

为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。

二、技术文件的编制、审核、批准：

1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。

2、工程部部长负责技术文件的审核。

3、总经理负责技术文件的批准。

4、技术文件包括：

a、图纸；

b、工艺操作规程；

c、设备操作规程；

d、产品内控标准；

e、产品检验规范；

f、采购技术要求等。

三、技术文件的更改：

1、技术文件更改的前提：

a、顾客要求更改；

b、由于开发试制的疏忽而必须更改；

c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。

2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；

3、技术文件更改申请单应包括以下内容：

a、更改原因；

b、更改前参数；

c、更改后参数。

4、技术文件更改申请单的审批：

a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；

b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；

c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；

5、生产部根据指令实施更改。

a、更改不得降低规定的'产品质量水平和顾客适用性要求；

b、更改不得违反有关标准和法律、法规；

c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录；

d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。

四、技术文件的管理：

1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。

2、文件使用和保管：

a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；

b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；

c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；

d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；

e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；

f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；

g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

1目的

规范分公司档案资料的管理工作。

2适用范围

适用于分公司所有档案资料的管理工作。

3职责

3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作，并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。

3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

4实施程序

4.1归档保存的文件

4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案，如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。

4.2文件、资料归档的要求。

4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准。

4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加，对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号。

4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

4.3档案资料的保管。

4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

4.3.2存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管部门的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况，并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。

4.3.5每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行归档，并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害要及时消杀。

4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

4.3.7质量记录保存期为二年。

4.4档案资料借阅管理。

4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

4.4.2分公司员工查阅档案资料，必须办理登记手续。

4.4.3在借阅档案资料时，应做到以下几点:

4.4.3.1按规定办理登记手续，定期归还；

4.4.3.2要爱护档案资料，不得丢失；

4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写；

4.4.4借出和归还档案时，应办理清点手续，由资料档案员和借阅者当面核对清楚。

4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

4.4.6调离或辞职的人员，必须办理文档移交后方可办理调离手续。

4.5档案鉴定和销毁

4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成，日常的.鉴定工作由行政部资料档案员负责。

4.5.2档案鉴定小组的任务:

4.5.2.1负责制订档案保管期限表；

4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。

4.5.3确定保管期限原则

4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等)，并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

4.5.4鉴定工作应该每年进行一次，由资料管理员在每年1月初提出。

4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员负责修改和补充。

4.5.6销毁档案的程序包括:

4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批，销毁清单及报告要保存。

4.5.6.2档案销毁时，由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

4.5.7销毁档案资料时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的，将根据有关规定进行处理。

5相关文件和质量记录表格

5.1《档案管理制度》

5.2《保密规定》

5.3《文件发放登记表》

5.4《文件借阅登记表》

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

第一章总则

第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

第二章收文的管理

第四条公文的签收。

(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

(2)对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管。

(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。

(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存。

第六条公文的阅批与分转。

(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(2)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

(3)阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。

(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第三章发文的管理

第八条发文的规定。

(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。

(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件，须由集团公司董事长批准签发。

第九条发文的范围。

(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

(2)公司下发文件主要用于以下事项。

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定，发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。

(3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部室名义发会议纪要。

④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

第四章发文程序与要求

第十条发文程序规定。

(1)各单位需要发文，应事先向办公室提出申请。

(2)办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

(3)草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

(4)文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章，标定日期和密级。

(5)办公室应根据公司的`要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿单位重新拟稿。

(6)经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。

(7)对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚。

(8)需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

(9)文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印。

(10)文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。

第五章文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时

查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

第六章文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围。

(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。

(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。

(7)公司日志和大事记。

(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

(9)业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。

第十六条立卷要求。

(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

第七章文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送综合部经理审阅后，再送公司领导批阅。

2、经公司领导批阅的文件，综合部要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。

3、各部门接文件后，要当日阅办，并根据领导批示及文件要求，主动办理。属于各部门联合承办的，主办部门要主动做好协同工作，协办部门要积极配合。

4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。

5、各部门在文件承办后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间或字号，将文件退交公司综合部，立卷、归档。

6、上级下达的业务性文件，承办单位办完后，需要留存的，公司综合部经理签批后可以复印留用。

7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件，均需交公司综合部统一登记，并按文件处理程序阅办。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

1、目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2、适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3、定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4、职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5、文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6、文件编号、标识与控制

6.1文件编号：

[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7、文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.2.2文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

7.2.3文件保管与借阅

(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.3文件的更改与回收作废

7.3.1文件更改

(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

7.4文件的作废与销毁

(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿,办公室主任核稿,院长签发,办公室同意行文。

●心得作文网XINDedz.COM精品珍藏:

中国舞四级教案 | 舞蹈四级考级教案 | 英语四级课件 | 关于元旦的四级句子 | 公文标题格式一级二级三级四级序号 | 公文标题格式一级二级三级四级序号

2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关职能科办理,所有来文均先交院办公室统一登记。

3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

4、送交各部门的文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。

5、医院下发的各类文件、通知,各科应及时传达,妥善保管,不得遗失,传达贯彻情况,科主任须在文件上签字。

6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷,并于次年三月底前向档案室移交。

7、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

（一）总则

一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）发文制度

1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

土木工程与建筑学院分团委办公室

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

一、文件管理内容

主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

二、公文的签收

1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。

2.公文的编号保管

(1)办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。

3.公文的阅批与分转

(1)凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

(2)一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。

(3)、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

4.文件的传阅与催办

(1)传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(2)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

(3)文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

(4)办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

一．集中采购和管理的原则

.保卫物业部是全集团办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门，凡涉及办公用品事宜均由保卫物业部负责。

.保卫物业部要设专人负责，加强管理，为各单位提供质价相符的物品保证办公需要。

.集团所属各单位办公用品以部室、门店为单位设专人管理，并按照本办法的要求，做好计划编制、物品领用和保管工作，

.财审部负责核算并制订各单位的预算费用和考核指标。

.人力资源部根据考核指标对各单位实施考核。

二、审批权限

购置办公用品、维修配件等、元以下的由保卫物业部征得板块、门店、部室主管领导同意进行购置。元以上的一律写书面请示，相关部室会签后，报总经理审批。

三、办公用品集中采购的范围

办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材、电脑零部件、飞机票、火车票、邮品、印刷品、牌匾、灯箱、工作服、汽油及集团范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。

四、集中采购程序

.各部室、门店根据本部门的实际需要和经财审部核定、总经理批准的费用预算指标，使用统一表格《物品领用计划表》编制次月物品领用计划，经主管部长审核批准后，于每月日送达保卫物业部。

.保卫物业部根据各单位的申请计划、预算指标、进行审核汇总，并上报主管副总经理审批。

.保卫物业部根据领导批准的内容，对价值在万元以上的成批大宗物品以招标的形式采购，其他零星物品采取货比三家的形式实施集中采购。

.保卫物业部采购用品后，由各企业、机关各部室到保卫物业部一次性登记领用。

五、实施中注意事项

.计划内采购须填制《物品领用计划表》见附表

.购置计划需注明序号、名称、规格、单位、数量等并由主管部长、店长审核签字。

.各门店、机关各部室临时急用和超预算需购置的办公用品，需写出书面请示，报总经理审批，由保卫物业部负责采购，或由保卫物业部委托该部门自行采购。

.书面请示需写清楚原因、用途、价格、名称、规格、单位、数量、金额等。

.电脑、耗材、零部件的申请，按照集团京东集办字〔XX〕号执行。

.部分特殊专业用品原则上由保卫物业部购置，保卫物业部委托相关部门自行采购的，自采购后日内需到保卫物业部办理相关登记报销手续。

.各部部长、门店店长为实物负责人。

六、具体要求

.各单位的计划要依据实际需求和费用预算编制，不得虚做冒估超预算。

.按照先审批后购置的原则，未经审批购置的将不予报销。

.当月计划当月有效。本月未购置须次月重做计划。

.各单位和个人对管理的物品不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。

.保卫物业部采购所需用品时，须本着质优价廉的原则，经招标或审批同意，逐步建立资信度高的采购基地，建立互惠合作伙伴关系，长期合作。

本办法适用于集团所属各企业，机关各部室。

本办法由保卫物业部负责解释。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

第一章总则

第一条为加强x城房地产集团有限公司(以下简称公司)办公用品的管理,保障后勤服务,更好地控制成本,节约办公费用,明确管理职责,根据公司实际,特制定本制度。

第二条本制度中的办公用品,分为办公设备用具、办公文具用品、办公印刷文印耗材三类。

第三条本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章管理职责

第四条综合管理部为公司办公用品的归口管理部门,统一负责公司办公用品的购置、验核入库、保管、领发、库存统计等工作。

第五条综合管理部采购管理员负责办公用品的购买、维修、调配、费用支付等工作。

第六条综合管理部办公用品保管员负责办公用品的入库核验、保管和领发工作。并建立台帐,统计报告月度办公物品进出及存量情况。

第七条使用部门(使用人)负责对自用办公用品的保管、使用。

第三章办公用品的购置

第八条办公设备用具是指电话机、电脑、传真机、空调、电风扇、复印机、保险柜、冰箱、电视机、桌椅、橱柜等办公资产。

第九条办公设备用具的购置与配给

(一)公司所属各部门根据工作和业务需要,要求配置办公设备用具的,以部门为单位,填报《物品申购单》或申请报告,交综合管理部负责办理审批手续。购买单价在20xx元以下的需经综合管理部经理同意,由行政副总经理审核,报总经理审批;购置单价在20xx元以上的办公资产属固定资产,参照公司《固理规定》审批程序办理。

(二)在购置办公设备用具前,综合管理部应实行“先调配,后购买'的原则,在无库存和调剂可能的情况下,再办理购买审批手续。

(三)综合管理部采购管理员根据领导审批意见,要以“优质、低价”为原则,到专业市场或商店作多方询价,并将询价后的品牌、规格、价格征得使用部门确认后,方能办理订购手续。

(四)对专业设备或特殊的办公设备用具,采购管理员可要求使用部门或相关专业部门协同购买。

(五)所订购的办公设备用具到货后,综合管理部办公用品保管员应按《送货单))进行验收,核对品种、规格、数量与质量,在《送货单》上进行签收。并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。

(六)办公用品保管员负责已购办公设备用具的使用安装工作,办理使用部门(使用人)的领用手续,并进行台帐登记,写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

(七)员工因离职、调职等退回的办公设备用具,.由办公用品管理员统一办理;使用转移手续或验收入库。

第十条办公文具用品分为消耗品和管理品二种。’

(一)消耗品:铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等;

(二)管理品:签字笔、荧光笔、修正液、电池、直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、文件夹、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。

第十一条办公文具用品的采购

(一)综合管理部办公用品保管员每月5日前填写《办公文具用品上月库存明细表》及《当月进货计划表》,送综合管理部经理审核后报行政副总经理审批。做到以最小的采购量满足日常对办公文具用品的基本需求。

(二)采购管理员根据已审定的《进货计划表》,直接向选定的供货单位订购所需用品。综合管理部经理对选定的供货单位要定期进行价格、质量测评,测评不符合条件的供货单位要及时更换。

(三)采购管理员要掌握办公文具用品市场价格和最佳采购日期。在保证质量的前提下,努力降低采购成本。

(四)办公文具用品到货后,由办公用品保管员负责验收和填写《办公甩品入库单》及办理入库手续,并在收货凭据上签字。

(五)办公文具用品的费用支付,由采购管理员根据收货凭据与供货单位结算,填写出《费用申请单》并附《办公文具用品清单》,经办公用品管理员证明,送综合管理部经理签署意见、行政副总经理审核后,报总经理审批报销。

第十二条办公印刷文印耗材分为印刷品和文印耗材二种。

第十三条印刷品及文印耗材的定制、采购

(一)综合管理部采购管理员根据对各印刷单位、文印耗材供货单位的考察及报价、质量等综合因素,选择印刷、供货单位,报综合管理部经理审定。

(二)印刷品的定制:

1、因印刷品具有时效性,尽量少备库存。各部门如需领用或印刷物品时,需提前一周提出申请,经部门领导同意,报综合管理部经理审批后交办公用品保管员办理。..

2、印刷品上的字体、图案、颜色等标识,应由公司策划部统一设计和确定。

3、办公用品保管员负责并会同策划部对所印刷品样稿进行核稿后,交采购管理员通知印刷单位进行印制。

4、印刷品由办公用品保管员填写《印刷品入库登记单》,进行入库登记,并在收货单上签字。

5、采购管理员根据((印刷品入库登记簿》及《送货单》与印刷单位结算,并填写《费用申请单》,附印刷品清单,经综合管理部经理签署意见和行政副总经理审核后,报总经理审批报销。

(三)文印耗材的采购

1、文印室管理员根据用量,提前3天填写《物品申领单》,报综合管理部经理审批后,交办公用品保管员通知采购管理员购买。

2、物品到货后,办公用品保管员负责办理入库登记,并在收货单上签字。

3、采购管理员根据《文印耗材入库登记簿》及《收货单》》与供货单位结算,并填写《费用申请单》,由办公用品管理员及文印室管理员证明,经综合管理部经理签署意见和行政副总经理审核后,报总经理审批报销。

第四章办公用品的使用和管理

第十四条办公设备用具的使用和管理

(一)办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程,综合管理部均须用台帐形式进行记录和登记。

(二)综合管理部对配置的办公设备用具一律实行编号,在设备用具上标明使用部门(使用人)名称、编号以及购置日期等。

(三)各使用部门(使用人)对其所使用的办公设备用具,实行“谁使用,谁保管”的原则,要防止被盗、被挪用或污染与破损,不得擅自移交或委托他人代为保管。

(四)办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的,应由使用部门(使用人)与综合管理部联系,由采购管理员负责办理各项维修与清洗事宜。

(五)经专业部门检验,确认办公设备用品已经没有维修必要时,应由使用部门申请,经综合管理部经理审核,报行政副总经理审批后j予以报废处理。办公用品管理员负责办理有关报废手续:属固定资产的办公设备用具,按照《固定资产管理规定》办理。

(六)因使用或保管不当等原因,造成办公设备用具破损、丢失的,视情节轻重,使用部门(使用人)应承担相应赔偿责任。

(七)综合管理部每年12月份,会同财务管理部对公司所属办公设备用具进:行一次清产核资工作,并制作《清查明细表》上报主管领导及存档。

第十五条办公文具用品的使用和管理

(一)各部门(人员)需领用办公文具用品时,应到办公用品保管员处办理领用手续,并在《办公文具用品领用登记簿》上签字。

(二)办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品,如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品,如打孔机、订书机、打码机等。办公用品保管员要分别设置个人和部门的《领用登记簿))。

(三)消耗品可依据上年平均月用量或经验法则(估计消耗时间)设定领用雀理基准(如签字笔每月每人发放一支),并可根据部门或人员的工作情况调整发勘时间。

(四)管理品自第二次领用起,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

(五)人员离职时,应将剩余办公文具用品移交综合管理部。

(六)办公用品保管员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况,经常整理和清点,要求摆放整齐,帐、物一致。

(七)办公文具用品仓库一年盘点两次(6月与12月),盘点工作由综合管理部经理负责,盘点要求做到帐、物一致。

第十六条印刷文印耗材的使用管理

(一)使用部门(使用人)领用印刷品,应到办公用品保管员处办理领用登证手续,并在《印刷品领用登记簿》上签字。

(二)文印管理员领用文印耗材,应到办公用品管理员处办理领用手续,并在《文印耗材领用登记簿》上签字。

(三)使用部门(使用人).要厉行节约,杜绝浪费,使印刷品能物尽其用,不得将公司印刷品挪为私用或赠送他人使用。

(四、)复印文件资料要办理登记手续,使用部门(使用人、)须茌《文印登记簿上登记后,方可送文印管理员复印。

(五)文印管理员要严格控制文印耗材的使用,不得复印与工作无关的资料。

第五章附则

第十七条本制度由综合管理部负责解释和修订。

✹ 公文标题格式一级二级三级四级序号

第一章总则

第一条根据国家公文处理的有关规定，并结合XX管理有限公司（以下简称公司）的实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称公文是指公司及下属机构在经营管理活动中撰写和使用的或机关、团体、企事业单位传送给公司的各类公文。

第三条公司办公室负责和协调公司的公文处理工作，主要任务是：

(一)对公司公文处理工作进行指导和培训；

(二)统一收发、拟办、传递系统内外单位发送给公司的所有公文；

(三)负责公司名义公文的核稿、报批、缮印、盖章、发送；

(四)负责各类公文的立卷、归档、借阅、回收等管理工作。

(五)公司办公室设专人负责公司各类公文的处理工作；

公司其他部门也应指定人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。

第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，按照行文要求和公文处理规定进行，做到及时、准确、安全。

第二章公文种类第五条公司常用的公文种类有：

(一)请示，用于向上级单位请求指示和批复事项的文种。

(二)申请，用于向上级管理单位或职能部门请求批准事项或要求的文种。

(三)报告，用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位查询的文种。

(四)通知，用于发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、含隶属关系的管理单位的文件或主管领导的批示、批转下级单位的公文的文种。

(五)批复，用于答复请示、申请事项的文种。

(六)规定，用于对某一具体事项做出安排，要求有关部门、人员遵照执行的文种。

(七)决定，用于对重要事项做出决策和安排的文种。

(八)决议，用于经会议讨论通过的重要决策事项的文种。

(九)意见，用于对重要问题提出见解和处理意见，阐明公司指导原则的文种。

(十)通报，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验的文种。

(十一)会议纪要，适用于记载和传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。主要有董事会会议纪要、总裁办公会纪要、总经理办公会纪要。各类会议纪要，需简明扼要、精练准确，由办公室整理印发的文种。

(十二)函，用于彼此无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门向业务协作关系单位提出要求或答复的文种。

(十三)合同(协议)，公司或被授权的业务单位或部门按《合同法》等有关法规，与公民、法人或其他经济组织之间签署的应承担民事责任的法律公文。

第六条文件划分，公司在经营管理过程中形成的各类文件作如下划分：

(一)凡属下列事项可以公司名义行文，文头用“XX祥云医院管理有限公司文件”：属于重大的或涉及整个公司的事项，向上级各部门的请示、报告；

与上级各部门的联合行文；

编制、制定公司年度综合计划及中长期发展战略；

发布公司有关重大事项的规定、决定、决议、意见等；

涉及所属企业的管理体制、机构编制、人事任免、重要问题处理等重大事项；

其他重要事项的行文；

(二)凡属下列事项可以办公室名义行文：属于一般事项，向上级对应部门的请示、报告；

公司范围内的一些具体工作；

公司会议及具体事项的通知；

其他须以办公室或业务部门名义行文的事项；

(三)凡属下列事项也可以公司名义行文：按照公司职能规定，属于部门具体业务，需要指导下级单位或对口部门开展工作的；

其他须以各部门名义行文的事项。

第三章公文格式

第七条行文格式。正规公文的格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位(文头)、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等组成。公司发文分上行文：请示、报告；

下行文分：通知、通报、决定、决议、批复。

(一)涉及公司秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数、序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“紧急”。

(三)发文单位应当使用全称或规范化简称；

联合行文，主办单位应当排列在前。文头字一律套红印刷。文件文头与正文用红色反线隔开。红色反线上方留三分之一天头的为上行文头；

留四分之一天头的为下行或平行文头。

(四)发文字号，包括单位代字、年份、序号。年号一律要全称，不能写为后两位数字，并且用方括号〔〕，不能用圆括号()或尖括号《》。总公司发文统一格式为“祥云医字〔年份〕×号”，×号不以“0”作为虚号。

(五)上报的公文，应当在首页附：发文签。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明文种。标题中除法规、规章用书名号外，一般不用标点符号。

(七)主送单位，一般写在公文标题之下，正文之前，后加冒号，主送单位的全称、特称、单称，均应使用统一的表达形式，不能随便排列。

(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(九)成文时间一般以负责人签发日期为准。

(十)公文除会议纪要外，应加盖公章。公章加盖在成文日期之上，发文单位署名一般省略不写。联合发文单位都应加盖公章。主办单位的印章应排列在前。

(十一)公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词组组成。按先“内容”后“形式”的顺序排列词目，每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。主题词的位置在成文日期之下，阅知范围之上。

第八条合同(协议)的格式按照公司合同管理办法执行。

第九条公司公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。

第四章行文规则

第十条公司及公司各部门的行文关系，应当严格按照各自的隶属关系和职权范围确定，统一按公司名义下发。

第十一条向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。

第十二条各部门未经公司主管行政副总裁审阅、总裁签批同意，不得擅自向下行文。

第十三条请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事外，“请示”不得直接送领导个人。

第十四条报告中可以提出意见或建议，但不得夹带请示事项。

第五章收文办理

第十五条收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、查办、存档等程序。收文编号分为单位X字〔年份〕×号。

第十六条签收、登记、拟办、分送由办公室负责。签收时应注明时间、份数、急缓程度；拟办时要附公文处理单，并签注拟办建议。

第十七条对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过两天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。对需送几位领导传阅的公文，办公室应按领导排序由前向后递送。办理公文传阅、传批的办公室人员应随时掌握公文去向并予以记录。除领导另有指示外，不应将公文在领导之间自行传递。

第十八条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。

第十九条对所属企业上报的需要办理的公文，各部门应进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；内容是否符合公司规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。对符合规定的公文，公文办理者应及时处理公文，对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。

第二十条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。

第二十一条根据办理公文件件有着落、事事有交代的要求，建立三类催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，使催办贯穿于公文处理的各个环节。

(一)凡送公司领导批示的公文、下属医院与网络公司送隶属管理机关的公文和总裁办公会、公司周例会等上交办的事项，由总裁办负责催办；

(二)公司各部门承办的公文和申报的公文由各主办部门专人负责催办。

第六章发文办理

第二十二条发文办理一般包括拟稿、审核、签发、翻译、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

第二十三条草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合上级单位或领导的工作指示，并同现行有关公司规章制度相衔接。如提出新的政策规定，应加以说明。

(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(三)公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日，日期使用阿拉伯数字。在使用简称时，应先用全称，再加以说明。

(四)公文的正文层次可以为多层：

一级标题为“一”（使用黑体，不加粗）；

二级标题为“(一)”（使用楷体）；

三级标题为“1”（使用仿宋体）；

四级标题为“(1)”（使用仿宋体）；

五级标题为“①”（使用仿宋体）。

(五)公文必须使用国家法定计量单位。

(六)公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。

(七)文稿送签时，若有需要向主管领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。

第二十四条公文有些内容如涉及公司内部其他单位的职权，主办单位应事先与其他有关部门主动协商并会签；

若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。

第二十五条公文的签发事宜由办公室负责承办。在送领导签发之前，先由办公室进行审核。审核的重点是：

一、是否需要行文；

二、是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定；

三、是否与有关部门进行协商、会签；

四、文种使用、行文格式等是否规范；

五、是否条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确。

对不符合规定的上报公文，办公室应退回呈报单位，并告知要求改正的部分。

第二十六条公文拟稿后，按以下规定签发：

(一)以董事会名义发文，由董事长签发。

(二)以公司名义发文，由总裁签发。

(三)以下属分公司名义发文，由总经理签发。

根据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。

第二十七条签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。

第二十八条草拟、修改、审核、批阅、签发公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯蓝墨水笔。不得在文稿装订线外书写。

第七章公文流转程序

第二十九条公司各部门接收的各类公文（包括电子、纸质资料），必须在第一时间交办公室，由办公室登记接收并进入公文流转程序。

第三十条公文运转要严格按程序办理。凡是送公司领导签批的文稿、文件，一律通过办公室登记，并附公文处理单，不要直接呈送领导个人，由办公室核稿后，按领导分工报送或提请有关会议集体讨论决定，应克服“后门文件”和“公文逆运转”等混乱现象。

公司正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿→部门负责人审核→有关部门会签(如有必要)→办公室核稿→领导签发→办公室排版缮印→办公室盖章→发文归档。

第三十一条以公司名义对外签署的合同(协议)等公文需要经有关部门会签，才能送领导审批后盖章。程序是：有关部门准备好合同(协议)→公司内部审核→送律师审核→按律师意见修改→填写合同(协议)盖章审批单，并负责办理律师审核签字→办公室阅核、签字(修改前后的合同或协议、律师签字审批单、律师修改意见等四份文件)→财务负责人阅核、签字→领导批示→经办部门到办公室盖公司章→送交有关单位。

第三十二条工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单→办公室或部门负责人签字→办公室编号、登记→有关部门负责人提出拟办意见→送领导批示→有关部门办理→归档。

第三十三条公司各部门需请求公司职能部门或公司领导给予有关支持的申请、请示，以审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部门有权决定的，直接答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办意见通过办公室报主管领导决定：

(一)涉及人事、薪酬、福利、编制、培训、出境的公文直接报送公司人力资源管理部；

(二)涉及资金调拨、预算管理的公文直接报送公司财务管理部：

(三)涉及有关法律事务的公文直接报送公司办公室(法律)；

(四)涉及以公司名义作广告、购置信息技术设备等实物资产的公文直接报送公司总裁办公室；

(五)凡涉及两个部门及以上的、无法确定主办部门的申请、请示送办公室处理。

第八章归档与销毁

第三十四条公文办完后，应当根据《章程》和有关规定，及时将公文审定签发后的终稿、印刷后的正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

第三十五条公司领导责承有关部门办理的公文应及时到办公室办理借阅手续，及时归还，以免遗失。

第三十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值、期限整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用，一年归档一次。

第三十七条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。